Zdeněk Molnár
Fakulta managementu a ekonomiky
VUT Brno
Mostní 5139
762 72 Zlín
Tel.: 067 7610609 Fax: 067 7610671
E-mail: molnar@zlin.vutbr.cz

Abstract

Abstrakt

1. Úvod

Inspirací pro tento můj příspěvek mi byla situace, ve které se nachází v současnosti drtivá většina manažerů a majitelů hospodářských organizací, kteří si neustále stěžují na to, že výdaje do IS/IT neustále trvale rostou a to absolutně i relativně (v porovnání s ostatními výdaji organizace) a při tom přínosy (užitek) z těchto výdajů jsou velmi obtížně, ne-li vůbec stanovitelné. To vede často k tomu, že se na IS/IT díváme jako na nezbytné zlo, se kterým se musíme smířit a dokonce existuje celá řada tzv. skeptiků, kteří tvrdí že vyjádřit, resp. kvantifikovat přínosy z IS/IT ani nejde a že je zbytečné se o to vůbec pokoušet. Na celé řadě studií a průzkumů pak dokazují, že není možno objektivně prokázat nějaký významný vztah mezi investicemi do IS/IT a výkonností organizace. Toto zjištění nazývají tzv. “Productivity paradoxem”, který byl prvně použit nositelem Nobelovy ceny ekonomem Robertem Solow, který řekl: “S počítači se setkáváme všude, kromě statistik o produktivitě” resp. “Všude samé počítače a nikde významné zvýšení produktivity”.

Proto jsem se začal systematicky problematikou efektivnosti IS/IT zabývat a rád bych Vás v tomto příspěvku seznámil s některými teoretickými, ale i praktickými výsledky své práce.

Dovolte mi nejprve několik obecně filosofických úvah na téma užitek a efektivnost IS/IT. Nejprve je třeba si vždy vyjasnit, kdo a jaký užitek od IS/IT očekává. Odpověď bychom měli hledat podle schématu na obr. 1.

Problematika hodnocení efektivnosti IS/IT je tedy do značné míry otázkou nejen potřeb a jejich efektivního uspokojování, ale také otázkou očekávání, která mají lidé, jakožto koneční příjemci a hodnotitelé užitku. Kdo a jaký užitek očekává, to je samozřejmě velmi složitá otázka, kterou se pokusím dále analyzovat. Přidržíme-li se podnikové sféry, pak zde můžeme identifikovat celkem čtyři kategorie subjektů a jejich očekávání.

• majitelé, kterým by měla IS/IT přinášet trvalé zhodnocování jejich majetku vloženého do podniku,
• manažeři, kterým by měla IS/IT dávat možnost úspěšně řídit podnik tak, aby bylo dosahováno žádoucích výsledků s minimem potřeby zdrojů jim svěřených do správy,
• zaměstnanci, kterým by IS/IT měla nabídnout lepší pracovní prostředí, vyšší společenský status a větší pocit sounáležitosti s podnikem,
• v konečném důsledku pak zákazník, který by toto všechno měl pocítit tím, že bude dostávat produkt či službu s vyšší přidanou hodnotou za přijatelnou cenu.

Přirozenou potřebou každého racionálně se chovajícího subjektu by mělo být hledání optimálního (tj. vyváženého) poměru mezi užitkem, který získá z IS/IT a výdaji, které musí na získání tohoto užitku vynaložit, ale také mezi časem potřebným na získání tohoto užitku a riziky spojenými s tím, že tohoto očekávaného užitku nedosáhne. Takto, z hlediska subjektu, “vyvážený” systém pak můžeme považovat za efektivní. V praxi jde pak o to, řídit. resp. kontrolovat faktory, které ovlivňují efektivnost “transformace” výdajů na přínosy. Za tím účelem byl v  rámci studia MBA na Masarykově ústavu vyšších studií ČVUT Praha vytvořen obecný model efektivnosti IS/IT (viz. obr. 2.) a v návaznosti na tento model byl proveden průzkum efektivnosti IS/IT v podnicích České republiky. (viz kapitola 4.)

Zásadní otázkou, na kterou měl dát model odpověď bylo, podle jakých hledisek hodnotí naši manažeři přínosy z IS/IT a zda existuje nějaký významný a vysvětlitelný vztah mezi užitkem z IS/IT a faktory prostředí (vnějšími i vnitřními) obecně v této souvislosti v literatuře uváděnými.

3. Hodnocení přínosů IS/IT

Problematika hodnocení efektivnosti IS/IT se koncentruje do problematiky hodnocení přínosů IS/IT, protože zatímco výdaje do IS/IT jsou “viditelné” resp. “hmatatelné” přínosy z nich (užitek) jsou “neviditelné” a proto také se zatím nepodařilo žádným výzkumem či statistikami prokázat nějaký významný a konsistentní vztah mezi výdaji do IS/IT a ukazateli úspěšnosti organizace. Je to dáno zejména tím, že přínosy z IS/IT se v organizaci projevují nepřímo prostřednictvím systému řízení, resp. prostřednictvím lepších či horších rozhodnutí řídících pracovníků, kde je obtížné oddělit co je výsledkem “objektivních” informací poskytnutých řídícímu pracovníkovi informačním systémem a co je výsledkem manažerovy intuice, která ovšem mohla být inspirována některými informacemi z informačního systému. Navíc se přínosy ze zavedení IS/IT dostavují až po dosti dlouhé době, kdy se již většinou zapomnělo, jaké požadavky tj. cíle a očekávání byly na začátku zavádění IS/IT definovány.

Systemizaci ukazatelů přínosů IS/IT můžeme provést z několika hledisek a to na ukazatele:

• finanční (měřené v peněžních jednotkách) a nefinanční (měřené jinými fyzikálními jednotkami jako jsou počet, čas apod.),
• kvantitativní (měřitelné nějakou kardinální stupnicí) a kvalitativní (měřitelné nějakou ordinární pořadovou stupnicí či logickou hodnotou “splněno” – “nesplněno”),
• přímé (u kterých můžeme prokázat jednoznačný příčinný vztah k dosaženému přínosu) a nepřímé (u kterých musíme stanovit nějaké zástupné ukazatele vyjadřující změnu),
• krátkodobé (projevující se obyčejně do půl roku po implementaci IS/IT) a dlouhodobé (projevující se později , někdy až za více let),
• absolutní (vyjádřené nějakou měřitelnou hodnotou) a relativní (vyjádřené bezrozměrným poměrovým číslem).

Paleta možností používání různých ukazatelů i jejich kombinací je opravdu bohatá a není možné nějakým taxativním způsobem definovat systém ukazatelů, který by byl aplikovatelný nějakým mechanickým způsobem na jakoukoliv organizaci resp. jakoukoliv aplikaci IS/IT. Vše závisí na rozvojových záměrech, prioritách majitelů a manažerů, vnitřní kultuře, očekáváních atd. atd. a zejména na cílech, které si klademe při rozhodování o zavedení jakékoliv aplikace IS/IT.

3.1. Finanční ukazatele

V souvislosti s investicemi do IS/IT se přesto ale nejčastěji hovoří o ukazateli rentability úhrnných vložených prostředků ROA – Return of Assets, který stanovíme podle vzorce pro rentabilitu celkového kapitálu podle vzorce

Roční zisk po zdanění + úroky

ROA = - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - x 100

Celkový kapitál

Rentabilita celkového kapitálu vyjadřuje výkonnost veškerého kapitálu působícího v organizaci.. Tím se stávají srovnatelné rozdílné finanční struktury a usnadňuje to vzájemné srovnávání jak organizací mezi sebou, tak jednotlivých aplikací IS/IT. Hodnotu v čitateli získáme poměrně snadno s výsledovky organizace a hodnotu jmenovatele pak z rozvahy.

Dalším velmi často vyhodnocovaným ukazatelem je doba obratu, která se sice nevyjadřuje přímo v peněžních jednotkách, ale má na finanční situaci podniku bezprostřední a významný vliv. Zrychlení obratu oběžných prostředků nám umožní při jejich jinak stejné výši vyrobit více výrobků a tím zvýšit objem zisku. Zejména by nás měla zajímat doba obratu pohledávek, který měří, kolikrát za rok se pohledávky promění v pohotové peněžní prostředky, resp. jaká je průměrná doba mezi vystavením faktury za zboží (dodáním zboží) a okamžikem připsání hotových prostředků na účet organizace.

PSOM

T_OB = - - - - - - - - x 360

Q

Kde PSOM značí průměrný stav oběžného majetku za rok (OM_poč + OM_kon)/2 z rozvahy
Q značí roční výkony z výsledovky
360 dní tj. 30 dnů za měsíc resp. 90 dní za čtvrtletí
nebo počet obrátek oběžného majetku za rok, který bude

n_OM = 360/ T_OB = Q/PSOM

Z tohoto výrazu můžeme okamžitě odhadnout o kolik bychom mohli zvýšit objem produkce, pokud by se nám podařilo zkrátit dobu obratu. Tak např. v organizaci s 10-ti milionovým ročním obratem se zvýšením počtu obrátek OM o 20% např. ze 3 obrátek za rok na 3.6 obrátky oběžného majetku za rok, by se mohlo, docílit objemu výroby 12 mil ročně, tedy o 20%.

3.2. Měřitelné nefinanční ukazatele.

Z dalších měřitelných ukazatelů přínosů IS/IT, jejichž hodnotu jsme schopni měřit nějako fyzikální veličinou, a které jsou většinou po zevrubnější analýze vyjádřitelné finančně, se nabízí celá řada podle charakteru organizace a typu aplikace IS/IT. Mohou to být např. tyto ukazatele:

• zkrácení průběžné doby vývoje a výroby,
• snížení počtu reklamací,
• zvýšení počtu zákazníků,
• zvýšení podílu na trhu,
• snížení doby prostoje výrobního zařízení,
• zkrácení doby obsluhy zákazníka,
• rozšíření výrobního sortimentu,
• a řada dalších.i

Prakticky všechny měřitelné ukazatele se dají převést na finanční, vyžaduje to však mít k dispozici potřebné statistické údaje, nebo provést odborné odhady. (Např. zkrácení průběžné doby obsluhy jednoho zákazníka o 20% znamená, že obsloužíme o 20% více zákazníků. Víme-li, kolik tržby nám přináší průměrně jeden zákazník v Kč, snadno přepočteme zkrácení odhadnuté v časový jednotkách na peníze.)

3.3. “Měkké” ukazatele přínosů IS/IT

K měkkým ukazatelům patří zejména různé “kvalitativní” ukazatele jako např.

• zlepšení dobrého jména podniku (dá se hodnotit různými průzkumy),
• spokojenost zákazníků (dá se hodnotit různými průzkumy a dlouhodobě se projevuje růstem počtu zákazníků),
• zvýšení zákaznické věrnosti (dá se hodnotit počtem opakovaných objednávek od stávajících zákazníků),
• flexibilita podniku, kreativita v přijímání nových produktů, služeb, procesů nebo struktur (dá se hodnotit např. počtem zákaznických modifikací),
• reakce na nové potřeby trhu (dá se hodnotit dobou potřebnou k uvedení nového výrobku na trh)

• zlepšení pracovního prostředí (dá se hodnotit různými anketami a dlouhodobě vede ke stabilizaci pracovníků resp. k růstu zájmu o práci)
• zvýšení kvalifikace pracovníků podniku (dá se hodnotit různými anketami resp. celou řadou systémů hodnocení kvalifikace užívaných v personalistice)
• přidání hodnoty produktu či službě (dá se hodnotit ochotou zákazníků zaplatit za výrobek více, zvýšením počtu zákazníků případně obojím současně)

Takto bychom mohli vyjmenovávat celou řad nejrozmanitějších dalších požadavků na přínosy IS/IT, podle konkrétních podnikatelských cílů organizace Vždy bychom však, dříve než takový požadavek vyslovíme, měli mít jasno, zda v budoucnosti budeme schopni říci, že došlo k nějaké změně v požadované oblasti (ať žádoucí či nežádoucí).

4. Některé poznatky z průzkumu efektivnosti IS/IT v organizacích ČR.

Co bylo zkoumáno:

• výdaje do IS/IT jako procento ročního obratu organizace,
• metody hodnocení investic do IS/IT,
• způsob vyhodnocování přínosů IS/IT,
• charakteristika přínosů IS/IT,
• vlivy působící na dosahování přínosů IS/IT (vnější a vnitřní)

I když byla osloveno široké spektrum respondentů, byly získány odpovědi jen z 8-mi odvětví (průmysl, výroba a rozvod energií a vody, stavebnictví, obchod, doprava, služby, veřejná správa, školství a věda) s drtivou převahou respondentů z odvětví průmyslu (23). Co do formy vlastnictví převažovaly akciové společnosti (34), dále byly zastoupeny s. s r.o. (8), státní (7) a jiné soukromé (4). Co do počtu zaměstnanců převažovaly podniky s počtem zaměstnanců v rozmezí 501 až 5000 (29) následované podniky s počtem zaměstnanců 51 až 500 (14), méně než 50 a více jak 5000 bylo po pěti podnicích. Dá se tedy shrnout, že náš průzkum vypovídá o akciových společnostech s počtem zaměstnanců mezi 501 a 5000.

Roční výdaje do IS/IT byly zjišťovány procentem z celkových ročních obratů podniku. Toto procento je velmi proměnlivé podle příslušnosti podniku k určitému odvětví a s ohledem na nevyváženost zastoupení respondentů podle odvětví není možno udělat seriozní závěry. Nicméně v dopravě se toto procento pohybuje v průměru okolo 7.9%, v podnicích odvětví služeb 4.75%, u veřejné správy 3.41%, u výroby a rozvodu energií a vody okolo 1.45%, ve stavebnictví okolo 1.35%, v průmyslu 1.21, a u obchodu 0,97%. Důležité je, že procento výdajů do IS/IT má trvale rostoucí charakter. Pokud jde o strukturu výdajů, pak bohužel více jak polovina respondentů (32) nesleduje strukturu svých výdajů do IS/IT. Podniky stále ještě vydávají největší množství prostředků na hardware 32%, následuje software a osobní výdaje po 20%, pak externí služby 11%, počítačové sítě a komunikace také 11% a ostatní 6%.

Z celkem osmi nabídnutých možných teoretických metod hodnocení efektivnosti investic zcela jednoznačně dominuje v odpovědích analýza nákladů a přínosů, následovaná ukazatelem návratnosti investic. Multikriteriální analýza, považovaná za metodu hodnocení s vysokou vypovídací schopností se v praxi téměř nepoužívá. Jedna čtvrtina respondentů na tuto otázku neodpověděla vůbec.

Pokud jde o stabilitu investic, tak se u 51% respondentů výrazně mění, zatímco u 43% respondentů je stabilní (6% neodpovědělo). Samozřejmě, že zde hraje roli proměnlivá ekonomická situace podniků, ale i určitá periodičnost v plánování obnovy IS/IT. U státních podniků je proto výrazná stabilita míry investic do IS/IT.

V téměř polovině podniků (46%) se přínosy IS/IT vůbec nevyhodnocují a pokud jsou vyhodnocovány, pak s určitou časovou periodou, většinou roční (29%) nebo po ukončení projektu (25%).

Na prvním místě v hodnocení přínosů se umístilo zlepšení podpory rozhodovacích procesů v organizaci, protože kvalitní informace zvyšují efektivitu rozhodování a tím i efektivnost činnosti celé organizace. To je jasný “kvalitativní” a velmi subjektivní ukazatel. Z dalších ukazatelů se pak umístily v odpovědích ukazatele v pořadí

• zvýšení produktivity a snížení nákladů,
• podpora stávajících procesů v organizaci
• zlepšení koordinace procesů v organizaci
• zlepšení podpory interních zákazníků (uživatelů)

Z vnějších faktorů ovlivňuje dosahování žádoucí efektivnosti IS/IT v negativním smyslu nestabilita podnikatelského prostředí v České republice. Z ostatních faktorů působí vnější prostředí v pořadí

• úspěšnost podnikání (v případě, že organizace je úspěšná vzroste i možnost investice do náročných, ale vysoce přínosných aplikací IS/IT),
• technologie používané v oboru podnikání (oborová norma informatizace),
• počet a síla konkurentů (v případě, že počet a množství konkurentů na trhu je vysoké roste význam přínosů z IS/IT),
• podíl organizace na trhu v oboru podnikání (v případě, že organizace získá větší podíl na trhu stává se organizace jakýmsi leadrem i vzroste v oblasti IS/IT).

Na prvním místě z interních faktorů ovlivňujících přínosy IS/IT se umístila stabilita oblasti podnikání (organizace dlouhodobě podniká ve stejné oblasti) následovaná ostatními faktory v pořadí