Informační systém dopravy v Slovakofarme Hlohovec

RNDr. Roman Magda
GEPRO spol. s r.o.
Štefánikova 52
150 00 Praha 5 - Smíchov
E - mail: roman.magda@gepro.cz

Abstrakt

Príspevok pojednáva o informačnom systéme dopravy v Slovakofarme Hlohovec. Systém umožňuje evidenciu vozidiel, vodičov, sledovanie jázd vozidiel s možnosťou využitia údajov pre štatistiky o pohybe vozidiel použiteľné pre marketing, sledovanie spotreby, efektívnosti používania vozidiel.

Ciele systému

Pri tvorbe informačného systému sledovania podnikovej dopravy na báze WEB technológií, s využitím údajov zo sledovacej jednotky využívajúcej GPS technológie sa stanovili nasledujúce ciele:

• automatizácia procesu objednávania a prideľovania vozidiel podnikovej dopravy
• automatizácia spracovania dát sledovania pohybu služobných vozidiel pomocou jednotiek LUPUS-kontrolor
• podporné prostriedky pre spracovanie výkazov o služobných cestách
• podporné prostriedky pre analýzu jázd služobných vozidiel (trás automobilov a vodičov, využitia vozidiel - vyťaženosti) pomocou zobrazenia trás v mape, štatistických výpočtov a pod.
• podporné prostriedky pre plánovanie vyťaženosti vozidiel, údržby a opráv vozidiel, plánovanie a optimalizáciu trás vozidiel

Návrh systému bol tvorený s ohľadom na ďalšie rozširovanie systému o podporné prostriedky pre kontrolu využívania vozidiel podnikovej dopravy: sledovanie odchýlok od obvyklých trás, vyhodnocovanie nákladov na údržbu, vyhodnocovanie využitia automobilového parku, štatistiky nákladov na SC, vyhodnocovanie spotreby vozidiel, strategické plánovanie investícií (nákup, vyradenie).

Zákaznícke požiadavky

Požiadavky zákazníka pre vytvorenie informačného systému dopravy sa dajú zhrnúť do nasledujúcich bodov:

• automatizácia evidencie knihy jázd
• automatizácia procesných úkonov pri používaní vozidiel
• detekcia neekonomických a neoprávnených jázd
• evidencia čerpania PHM a priemernej spotreby
• zisťovanie nadspotreby
• bezpečnosť a robustnosť riešenia
• zníženie ľudského faktoru pri vyhodnocovaní prevádzky
• nízke náklady na vytvorenie a prevádzku systému

Architektúra systému

Z dôvodu využitia technológií používaných v podnikových aplikáciách odberateľa a minimalizácie vedľajších nákladov potrebných na nákup licencií bol systém založený na technológii ľahkého klient-server riešenia na báze Microsoft Intranet technológii.

Dátová základňa bola založená na databáze MS SQL server (verzia MS SQL server 2000). Aplikačné moduly boli naprogramované pomocou technológie Active server Pages (ASP) nad publikačným serverom Internet information server (IIS).

GIS funkcie (funkcie prezentácie jázd vozidiel) boli realizované pomocou aplikačného rozhrania geografického publikačného serveru MISYS-WEB.

Užívateľské rozhranie boli realizované pomocou prehliadača Microsoft Internet Exploreru z klientských počítačov.

Komponenty systému

Informačný systém dopravy pozostáva z nasledujúcich komponentov:

• LUPUS OFFLINE GPS jednotka pre záznam pohybu a služobných stavových informácií
• MS SQL Server - databáza pre ukladanie údajov
• Klientský software Kniha jázd pre spracovanie záznamu pohybu
• Intranetová aplikácia, ktorá obsahuje nasledujúce moduly:
• Správa systému - Spravovanie číselníkov, riadenie replikácie stredísk dátového zberu. Údržba, zálohovanie a sledovanie prevádzky systému. Riešenie krízových stavov, výpadku databázy alebo špeciálnych dátových operácií.
• Evidencia vozidiel a vodičov - Evidencia vozidiel, údržby a opráv. Evidencia používateľov vozidiel so zaradením do organizačnej štruktúry s pridelenými oprávneniami k službám systému.
• Objednávanie vozidiel na služobné cesty s funkciami:
• Objednávanie vozidiel - Proces objednania vozidla používateľom podľa roly, v ktorej vystupuje. Výstupom procesu objednania vozidla je žiadanka o prepravu smerovaná na dispečing oddelenia dopravy.
• Prideľovanie vozidiel - Potvrdenie a pridelenie vozidla na použitie. Sledovanie vydania a vrátenia vozidla, zaznamenanie stavov o použití vozidla.
• Spracovanie cestovných príkazov - zápis žiadosti na služobnú cestu resp. na zahraničnú služobnú cestu a podpora organizačného postupu pri jej schvaľovaní.
• Vyúčtovanie služobných ciest - Zabezpečuje inteligentné plnenie vyúčtovania služobnej cesty a pri cestách realizovaných sledovaným vozidlom umožňuje doplniť vyúčtovanie služobnej cesty realizovanými trasami.
• Spracovanie dávkových súborov čerpania PHM z platobných kariet CCS - Priradzuje záznamy o čerpaní z dávkového súboru k vozidlám a umožňuje oprávneným osobám ručne editovať záznamy o čerpaní.
• Spracovanie knihy jázd - Modul zabezpečuje celý procesný postup pre spracovanie dát sledovacích jednotiek zo zdrojových jednotiek do centrálnej databázy. Obsahuje funkcie:
• Načítanie jázd - samostatná aplikácia s jednoduchým ovládaním pre operačný systém Windows, ktorá automatizovane načíta dáta jednotky a odošle na definovanú e-mail adresu pomocou inštalovaného poštového klienta na danej klientskej stanici.
• Kniha jázd - klientská aplikácia pre operačný systém Windows schopná samostatne spracovávať dáta jednotky a vytvárať knihu jázd, na dispečerských pracoviskách sa používa pre zhromažďovanie údajov o pohybe vozidiel a jej databáza sa replikuje do centrálnej databázy.
• Replikácia do centrálnej databázy - Proces transformuje dáta knihy jázd z primárneho formátu ACCESS do formátu centrálnej databázy. Následne zapíše informácie do údajov o služobných cestách, ktoré by mohli použiť dáta o trasách pre tvorbu výkazu o SC. Párovanie na formuláre o SC sa prevedie na základe identifikácie vozidla.
• Vnútropodnikové účtovanie za súkromne realizované jazdy - Modul pre započítanie súkromne realizovaných jázd užívateľov služobných vozidiel z hľadiska daňových účelov a vnútropodnikových predpisov zákazníka. Vytvára podklady pre mzdovú učtáreň na fakturáciu podielu súkromných jázd pre oprávnených užívateľov.
• Štatistiky a analýzy - Modul obsahuje množstvo analytických a štatistických úloh včítane vytvárania dátového podkladu pre tematické mapy a iné výstupy do grafického publikačného serveru.
• WEB prístup k grafickému zobrazeniu jázd - Grafický publikačný WEB server, ktorý graficky prezentuje údaje o prejdených trasách na mapovom podklade. Umožňuje vytvárať tematické mapy na základe štatisticky vyhodnotených údajoch o jazdách sledovaných vozidiel. Dáta čerpá z centrálnej databázy a riadenie je buď navigáciou nad mapovým podkladom alebo prepojením z ostatných modulov informačného systému.

Detailnejší popis kľúčových modulov

Spracovanie knihy jázd

Proces spracovania dát o jazdách vozidiel a o čerpaní pohonných hmôt je automatizovaný. Z vozidiel, kde je namontovaná sledovacia jednotka, je v pravidelných časových intervaloch načítaný obsah pamäte jednotky a záznamy z nej sú importované do databázy. Údaje o čerpaní pohonných hmôt pomocou CCS kariet sú získavané 1-2 krát za mesiac. Tieto sú tiež importované do databázy. Nasleduje proces automatizovaného párovania čerpaní k jednotlivým autám a jazdám. Tento proces automaticky páruje čerpania PHM pre jednotlivé vozidlá okrem takzvaných univerzálnych CCS kariet, ktoré nie sú priradené ku konkrétnemu vozidlu. V tomto prípade je potrebné ručné párovanie jazdy s príslušným čerpaním.

Systém má možnosť nenapárovania (resp. zrušenie párovania) v prípade, že auto, do ktorého boli čerpané pohonné hmoty v danom čase preukázateľne nejazdilo. V tomto prípade sa môže vyhľadávať, do ktorého vozidla boli čerpané pohonné hmoty, či bola karta dočasne zapožičaná k inému autu, alebo bola karta zneužitá pre súkromné účely.

Spracovanie cestovných príkazov

Modul spracovania cestovných príkazov podporuje kompletný procesný tok spracovania služobných ciest (SC). Začína podaním žiadanky na SC, výberom vozidla v prípade jeho potreby z plánovacieho kalendára využívania vozidiel podnikovej dopravy modulu objednávania vozidiel, generovaním žiadanky na vozidlo pre dispečing, pridelením vozidla, realizácie služobnej cesty a vyúčtovaním cestovného príkazu s možnosťou použiť na vyúčtovanie skutočne realizované jazdy, získané zo spracovania sledovacej jednotky vozidla použitého na služobnú cestu. Pri tvorbe vyúčtovania je možné zo zoznamu jázd prenášať údaje o začiatku a konci jazdy do formulára vyúčtovania SC.

Štatistiky a analýzy

Tento modul je hlavným propagátorom výhodnosti zavedenia systému do podnikovej dopravy. Sila uskladnených dát sa ukáže až pri ich analýze. Do modulu sa postupne zabudovávajú stále nové štatistiky podľa požiadaviek rôznych oddelení. Výsledky na jednej strane sprehľadňujú využitie dopravy, odhaľujú nedostatky či zámernú nekalú činnosť pri vykazovaní služobných ciest realizovaných automobilom alebo pri nakladaní s podnikovými financiami pri nákupe PHM.

Príklady niektorých najzaujímavejších štatistík štatistík:

• Zistenie efektívnosti pracovného času
• Zistenie efektívneho využívania vozidiel na služobné jazdy
• Zistenie jázd na trase Bratislava - Hlohovec a späť
• Štatistika pre polohové používanie áut
• Zostava na získanie prehľadu o spotrebe vozidiel
• Zostava na zistenie podielu súkromných a firemných jázd.
• Zostava pre štatistiku dĺžky trás.
• Zostava pre štatistiku súkromných jázd cez pracovné dni.
• Zostava na výpis služobných ciest cez víkendy a voľné dni.
• Zostava na výpis počtu použitých vozidiel počas dňa.
• Zostava na výpis počtu potrebných vozidiel počas dňa.
• Zostava na výpis prehľadu používaných vozidiel počas dňa.
• Zostava na výpis prehľadu státia vozidiel počas dňa na stanovisku v Slovakofarme.
• Zostava na zisťovanie nadspotreby.
• Zostava na zisťovanie nadspotreby pre osobné vozidlá - pre daňové účely.

Záver

Ročné skúsenosti z používania a implementácie systému poukázali na jednej strane na potrebu dôsledného zaškolenia spracovateľov dát na druhej strane výsledky analýzy množstva súkromne najazdených jázd a priemernej spotreby vykazujú úspory v takom rozsahu, že náklady na systém sa u zákazníka len touto úsporou splatia najviac za dva roky.